30 Januari 2009

Sulitnya Entri Data Data PAS-SMA

Spesifikasi server:
Processor = Intel Dual Core E4500
Memory = 2 GB
HDD = 320 GB

Instalasi PAS-SMA v.2008 sebagai server. Entri data dilakukan di client-client yang juga sudah terpasang program PAS-SMA client. Beberapa masalah yang terjadi adalah:
1. Entri data tidak langsung dapat masuk ke server, meski telah di-save. Terbukti saat dibuka lagi, data yang barusaja di-entri tidak ada=tidak tersimpan.
2. Khusus untuk data siswa, entri manual (one by one) sangat butuh pengorbanan waktu dan tenaga. Sebagai informasi tambahan, siswa SMA 1 Wonosari berjumlah 674 orang. Butuh berapa waktu dan tenaga untuk entri, padahal belum tentu semua data yang di-entri dapat tersimpan di database server.

Memperhatikan hal di atas kemudian diambil langkah untuk memasukkan data akan mempergunakan fasilitas import yang memang telah disediakan, terutama untuk import data siswa yang sedemikian banyak.
Menurut manual yang ada, langkah yang ditempuh sangatlah mudah:
1. Semua dokumen dimasukkan ke worksheet, format data, dan seterusnya dibuat persis dengan blangko yang disediakan.
2. Informasi di header/kepala tabel dihapus
3. Disimpan dalam format comma delimiter (csv). Syarat: regional setting komputer harus di English (United States).
4. Buka program import, dan seterusnya….

Nah, sudah dicoba dengan berbagai cara simpan dalam format csv tetapi tetap muncul pesan kesalahan, data referensi harus diisi terlebih dahulu. Weee…ini baru kasus, padahal program referensi sudah komplit diisi…
Iseng-iseng, contoh dari csv PAS dicoba diimport….ada pesan kesalahan, tetapi sukses. Data dapat dimasukkan ke database PAS.
Horee…..
Database PAS dikosongkan (ditimpa dengan yang belum ada data siswanya)…
Iseng-iseng lagi, csv PAS diedit pakai Excel (dikurangi jumlah siswanya) lalu disimpan lagi..di-impor lagi…tidak bisa…muncul pesan kesalahan referensi harus diisi dulu….
Naa……

Ini baru problem….
Khusus data siswa yang dibuat menggunakan Excel dan disimpan dalam format csv TIDAK AKAN PERNAH DAPAT DIIMPOR ke database PAS.
Iseng-iseng lagi, csv dari PAS dan csv data siswa editan Excel dibuka menggunakan teks editor notepad…
Na….
Ketahuan bedanya…terutama di digit angka-angka referensi:
1. Kolom RT (csv PAS=3 digit;csv Excel=1 digit)
2. kolom RW(csv PAS=2 digit;csv Excel=1 digit)
3. kolom KodePOS (csv PAS=5 digit;csv Excel=1 digit)
4. kolom tingkat_pendidikan (csv PAS=2 digit;csv Excel=1 digit)
Lalu…
Yang dilakukan selanjutnya adalah membuat persis sama untuk data di kolom-kolom tersebut…jangan sampai ada yang tercecer…
Finally data dapat masuk ke database PAS…
Jadi, kesimpulannya:
1. bila saat import data terdapat pesan kesalahan referensi, padahal referensi sudah komplit berarti data csv tidak sesuai dengan tipe data di database berarti csv butuh diedit lagi menggunakan notepad dengan cara membuat persis formatnya dengan contoh yang dilampirkan.
2. jangan meremehkan editor teks semacam notepad ya…

4 komentar:

  1. TULLL PAK.... SOALNYA ADA FORM YANG SHRSNYA TDK PERLU, HRS DIISIKAN... WAJIB DIISIKAN!!!

    BalasHapus
  2. Hallo Pak, Salam kenal.

    Saya ingin tanya, dimanakan saya bisa menemukan contoh format data (dengan format file excel) yang akan diimport ke PAS, termasuk juga untuk format data dari scanner LJK yang bisa diimport ke PAS (jika ada). Kalau ada bisa dikirimkan ke email saya Pak contoh format datanya.

    Apa Bapak ada alamat email/kontak yang bisa saya hubungi?

    Terima kasih.

    BalasHapus
  3. slmat pagi & slam sukses, saya pngelola PAS di slah satu SMA, namun ksulitan saya hnya pda saat IMPORT untk Nilai LHBS (Lembar Hasil Belajar Siswa), Mngkin Kiranya Bapak Dpat Mmbantu Sya. Trims Ya Bpak Sbelumnya.

    BalasHapus
  4. ini tutorial apa oret-oretan :D

    GJ

    BalasHapus